DELEGASI WEWENANG
Untuk mancapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien, maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan. Pendelegasian tugas ini juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang, sebab pendelegasian tugas tanpa pendelegasian wewenang sama halnya orang mau pergi tapi tak punya uang. Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu. Sedang delegasi wewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk. Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
Alasan-alasan pendelegasian
Beberapa alasan yang mendasari manager mau mendelegasikan tugasnya lepada orang lain, yaitu:
1. Tugas manager bukan hanya pada satu kegiatan saja, oleh karena itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya, dilimpahkan kepada orang yang ditunjuk. hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja.
2. Manager lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan organisasi.
3. Manager tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan-keterbatasan.
4. Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang.
Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai “the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.
Prinsip-prinsip klasik untuk mencapai pendelegasian yang Efektif
1. Prinsip Skalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui kepada siapa dia dapat mendelegasikan, siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya, kepada siapa dia harus mempertanggungjawabkan tugasnya.
2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command).
Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.
3. Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas.
Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ketingkat organisasi paling bawah, ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya agar tercapai efisiensi tugas.
Untuk itu bagi orang yang menerima pelimpahan tugas harus diberi wewenang yang cukup, sehingga dia dapat mempertanggungjawabkan tugasnya pada atasan.
Pendelegasian yang gagal
v Dari segi manajer
o Manajer merasa berkurang haknya dalam memutuskan sesuatu.
o Manajer tidak mau menghadapi resiko atas kegagalan tugas.
o Manajer tidak percaya atas kamampuan bawahannya.
o Manajer berpendapat bahwa bawahannya akan lebih senang bila dia tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.
o Manajer merasa terancam posisinya bila bawahannya yang menerima pelimpahan tugas dalam mengerjakannya lebih efektif.
o Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya.
v Dari segi karyawan yang menerima delegasi
o Menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas.
o Perasaan akan membuat kesalahan dan menerima kritikan.
o Kurang percaya diri akan kemampuannya.
Penanggulangan Hambatan-hambatan Delegasi
Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:
v Kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
v Komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.
v Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu. Bila tidak ada kemajuan di dalam suatu jangka waktu yang direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan satu sama lain, komunikasi yang buruk).
Louis Allen mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif: Tetapkan tujuan; Tegaskan tanggung jawab dan wewenang; Berikan motivasi kepada bawahan; Meminta penyelesaian kerja; Berikan latihan.
Untuk mancapai tujuan organisasi yang efektif dan efisien, maka perlu adanya pendelegasian tugas dari atasan ke bawahan. Pendelegasian tugas ini juga harus dibarengi dengan pendelegasian wewenang, sebab pendelegasian tugas tanpa pendelegasian wewenang sama halnya orang mau pergi tapi tak punya uang. Delegasi dapat diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu. Sedang delegasi wewenang diartikan sebagai proses pengalihan wewenang dari atasan kepada orang yang ditunjuk. Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu:
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
Alasan-alasan pendelegasian
Beberapa alasan yang mendasari manager mau mendelegasikan tugasnya lepada orang lain, yaitu:
1. Tugas manager bukan hanya pada satu kegiatan saja, oleh karena itu tugas yang dianggap orang lain bisa melakukannya, dilimpahkan kepada orang yang ditunjuk. hal ini agar tercapai efektivitas dan efisiensi kerja.
2. Manager lebih memperhatikan pada tugas-tugas yang perlu penanganan lebih serius dan penting demi kelangsungan organisasi.
3. Manager tidak harus mempelajari semua permasalahan dan pengetahuan karena adanya keterbatasan-keterbatasan.
4. Mendorong dan mengembangkan bawahan yang menerima pelimpahan wewenang.
Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkin hanya menguasai “the big picture”, tidak cukup mengerti secara terperinci dan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisienkan penggunaan sumber daya, pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin di mana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.
Prinsip-prinsip klasik untuk mencapai pendelegasian yang Efektif
1. Prinsip Skalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang menghubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan anggota organisasi untuk megetahui kepada siapa dia dapat mendelegasikan, siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya, kepada siapa dia harus mempertanggungjawabkan tugasnya.
2. Prinsip kesatuan perintah (unity of command).
Menyatakan setiap orang dalam organisasi harus melapor pada satu atasan. Melapor pada lebih dari satu orang akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertanggung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggungjawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.
3. Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas.
Tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu diberikan ketingkat organisasi paling bawah, ada cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya agar tercapai efisiensi tugas.
Untuk itu bagi orang yang menerima pelimpahan tugas harus diberi wewenang yang cukup, sehingga dia dapat mempertanggungjawabkan tugasnya pada atasan.
Pendelegasian yang gagal
v Dari segi manajer
o Manajer merasa berkurang haknya dalam memutuskan sesuatu.
o Manajer tidak mau menghadapi resiko atas kegagalan tugas.
o Manajer tidak percaya atas kamampuan bawahannya.
o Manajer berpendapat bahwa bawahannya akan lebih senang bila dia tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.
o Manajer merasa terancam posisinya bila bawahannya yang menerima pelimpahan tugas dalam mengerjakannya lebih efektif.
o Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya.
v Dari segi karyawan yang menerima delegasi
o Menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas.
o Perasaan akan membuat kesalahan dan menerima kritikan.
o Kurang percaya diri akan kemampuannya.
Penanggulangan Hambatan-hambatan Delegasi
Syarat untuk delegasi yang efektif adalah:
v Kesediaan manajer untuk memberi kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
v Komunikasi yang baik antara manajer dan bawahan.
v Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derajat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu. Bila tidak ada kemajuan di dalam suatu jangka waktu yang direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dengan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan satu sama lain, komunikasi yang buruk).
Louis Allen mengemukakan teknik untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif: Tetapkan tujuan; Tegaskan tanggung jawab dan wewenang; Berikan motivasi kepada bawahan; Meminta penyelesaian kerja; Berikan latihan.
SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI
Istilah dan Pengertian Sentralisasi
Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang atas segala urusan yang menyangkut pemerintahan kepada tingkat pusat.. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah. Bahkan pada zaman kerajaan, pemerintahan kolonial, maupun di zaman kemerdekaan.Istilah sentralisasi sendiri sering digunakan dalam kaitannya dengan kontrol terhadap kekuasaan dan lokasi yang berpusat pada satu titik.
Dewasa ini, urusan- urusan yang bersifat sentral adalah :
• Luar Negri
• Peradilan
• Hankam
• Moneter dalam arti mencetak uang, menentukan nilai uang, dan sebagainya.
• Pemerintahan Umum
Istilah dan Pengertian Desentralisasi
Desentralisasi sebenarnya adalah istilah dalam keorganisasian yang secara sederhana di definisikan sebagai penyerahan kewenangan. Dalam kaitannya dengan sistem pemerintahan Indonesia, desentralisasi akhir-akhir ini seringkali dikaitkan dengan sistem pemerintahan karena dengan adanya desentralisasi sekarang menyebabkan perubahan paradigma pemerintahan di Indonesia
Desentralisasidi bidang pemerintahan adalah pelimpahan wewenang dari Pemerintah Pusat kepada satuan organisasi pemerintahan di wilayah untuk meyelenggarakan segenap kepentingan setempat dari sekelompok penduduk yang mendiami wilayah tersebut.
Dengan demikian, prakarsa, wewenang,dan tanggung jawab mengenai urusan yang diserahkan pusat menjadi tanggung jawab daerah , baik mengenai politik pelaksanaannya, perencanaan, dan pelaksanaannya maupun mengenai segi pembiayaannya. Perangkat pelaksananya adalah perangkat daerah itu sendiri.
Desentralisasi juga dapat diartikan sebagai pengalihan tanggung jawab, kewenangan, dan sumber-sumber daya (dana, manusia dll) dari pemerintah pusat ke pemerintah daerah.
Menurut UU Nomor 5 Tahun 1974, desentralisasi adalah penyerahan urusan pemerintah dari pusat kepada daerah. Pelimpahan wewenang kepada Pemerintahan Daerah, semata- mata untuk mencapai suatu pemerintahan yang efisien.
Tujuan dari desentralisasi adalah :
• mencegah pemusatan keuangan;
• sebagai usaha pendemokrasian Pemerintah Daerah untuk mengikutsertakan rakyat bertanggung jawab terhadap penyelenggaraan pemerintahan.
• Penyusunan program-program untuk perbaikan sosial ekonomi pada tingkat local sehingga dapat lebih realistis.
Desentralisasi dapat dilakukan melalui empat bentuk kegiatan utama, yaitu:
• Dekonsentrasi wewenang administratif
Dekonsentrasi berupa pergeseran volume pekerjaan dari departemen pusat kepada perwakilannya yang ada di daerah tanpa adanya penyerahan atau pelimpahan kewenangan untuk mengambil keputusan atau keleluasaan untuk membuat keputusan.
• Delegasi kepada penguasa otorita
Delegasi adalah pelimpahan pengambilan keputusan dan kewewenangan manajerial untuk melakukan tugas –tugas khusus kepada suatu organisasi yang secara langsung berada di bawah pengawasan pusat.
• Devolusi kepada pemerintah daerah
Devolusi adalah kondisi dimana pemerintah pusat membentuk unit-unit pemerintahan di luar pemerintah pusat dengan menyerahkan sebagian fungsi-fungsi tertentu kepada unit-unit itu untuk dilaksanakan secara mandiri. Devolusi adalah bentuk desentralisasi yang lebih ekstensif untuk merujuk pada situasi di mana pemerintah pusat mentransfer kewenangan kepada pemerintah daerah dalam hal pengambilan keputusan , keuangan dan manajemen.
• Pemindahan fungsi dari pemerintah kepada swasta
Yang di sebut sebagai pemindahan fungsi dari pemerintahan kepada swasta atau privatisasi adalah menyerahkan beberapa otoritas dalam perencanaan dan tanggung jawab admistrasi tertentu kepada organisasi swasta.
- Secara teoritis, sentralisasi memiliki keunggulan. Keunggulannya adalah:
- Organisasi menjadi lebih ramping dan efisien. Seluruh aktivitas organisasi terpusat sehingga pengambilan keputusan lebih mudah.
- Perencanaan dan pengembangan organisasi lebih terintegrasi. Tidak perlu jenjang koordinasi yang terlalu jauh antara unit pengambilan keputusan dan yang akan melaksanakan atau terpengaruh oleh pengambilan keputusan tersebut.
- Peningkatan resource sharing dan sinergi. Sumberdaya dapat dikelola secara lebih efisien karena dilakukan secara terpusat.
- Pengurangan redundancies aset dan fasilitas lain. Satu aset dapat dipergunakan secara bersama-sama tanpa harus menyediakan aset yang sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda.
- Perbaikan koordinasi. Koordinasi menjadi lebih mudah karena adanya unity of command.
- Pemusatan expertise. Keahlian dari anggota organisasi dapat dimanfaatkan secara maksimal karena pimpinan dapat memberi wewenang
- Kelemahan sentralisasi adalah:
- Kemungkinan penurunan kecepatan pengambilan keputusan dan kualitas keputusan. Pengambilan keputusan dengan pendekatan sentralisasi seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor yang sekiranya berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut.
- Demotivasi dan disinsentif bagi pengembangan unit organisasi. Anggota organisasi sulit mengembangkan potensi dirinya karena tidak ada wahana dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi.
- Penurunan kecepatan untuk merespon perubahan lingkungan. Organisasi sangat bergantung pada daya respon sekelompok orang saja.
- Peningkatan kompleksitas pengelolaan. Pengelolaan organisasi akan semakin rumit karena banyaknya masalah pada level uniit organisasi yang di bawah.
- Perspektif luas, tetapi kurang mendalam. Pimpinan organisasi akan mengambil keputusan berdasarkan perspektif organisasi secara keseluruhan tapi tidak atau jarang mempertimbangkan implementasinya akan seperti apa.
- Konsep desentralisasi memiliki keunggulan. Keunggulan Desentralisasi adalah:
- Jenjang manajemen lebih sedikit (flat)
- Birokrasi berkurang. Pengambilan keputusan akan berada pada unit yang sekaligus melaksanakan.
- Lebih responsif terhadap perubahan. Unit organisasi akan lebih mudah menghadapi situasi terkini karena pengambilan keputusan ada pada unit desentralisasian.
- Lebih mendorong kreativitas dan pengembangan ide baru. Unit-unit organisasi yang ada akan berupaya mengembangkan potensi dirinya.
- Motivasi karyawan lebih tinggi. Anggota organisasi akan mempunyai rasa memiliki organisasi yang tinggi dan termotivasi untuk mengembangkan dan meningkatkan kinerja unit organisasinya.
- Keterlibatan karyawan lebih besar. Banyak penelitian yang menunjukkan bahwa partisipasi yang lebih tinggi akan meningkatkan kinerja organisasi.
- Kapabilitas organisasional meningkat. Kecakapan organisasi akan lebih meningkat karena tersedianya sumber daya manusia yang terlatih dan teruji dalam memimpin organisasi.
- Kelemahan desentralisasi:
1. Manajer pada tingkat yang lebih rendah dapat membuat keputusan yang tidak sejalan dengan strategi umum perusahaan
2. Dapat terjadi kurangnya koordinasi antar manajer
3. Manajer pada level yang lebih rendah mungkin memiliki tujuan yang berbeda dari tujuan perusahaan secara keseluruhan
4. Dalam organisasi terdesentralisasi, agak sulit untuk menyebarkan gagasan inovatif secara efektif
Desentralisasi mempunyai nilai apabila dapat membantu organisasi mencapai tujuan dengan efisien. Faktor – faktor yang mempengaruhi derajat desentralisasi adalah sebagai berikut :
1. Filsafat manajemen
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan ekonomi
3. Strategi dan lingkungan organisasi
4. Penyebaran geografis organisasi
5. Pengawasan yang efektif
6. Kualitas manajer
7. Keaneka – ragaman produk dan jasa
8. Karkteristik – karakteristik organisasi lainnya
1. Filsafat manajemen
2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan ekonomi
3. Strategi dan lingkungan organisasi
4. Penyebaran geografis organisasi
5. Pengawasan yang efektif
6. Kualitas manajer
7. Keaneka – ragaman produk dan jasa
8. Karkteristik – karakteristik organisasi lainnya
DAFTAR PUSTAKA
thank's sangat membantu
BalasHapus