Jumat, 28 Oktober 2011

DEFINISI PROSES PERENCANAAN


DEFINISI PERENCANAAN

DefinisiPerencanaan
Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.

Perencanaan yang baik mempertimbangkan :
1.     Kondisi mendatang
2.     Kegiatan yang akan dilaksanakan
3.     Periode sekarang rencana dibuat

Kebutuhan perencanaan berada pada semua tingkatan organisasi.
Manajemen puncak
Perncanaan jangka panjang dan strategi-strategi organisasi
Manajemen bawah
Perencanaan jangka pendek dan pada kelompok kerja/unit

Perencanaan : Suatu proses yang tidak berakhir           Perencanaan kembali

Perencanaan bersifat “ fleksibilitas, aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif “

Aspek penting dalam perencanaan :
1.     Pembuatan keputusan
2.     Proses pengembangan dan
3.     Penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan masalah

Jenis Rencana
Organisasi menggunakan dua rencana utama :
1.     Rencana strategic
2.     Rencana operasional

Rencana operasional tumbah dari rencana strategic dan pernyataan misi, terdapat empat pokok perbedaan antara rencana strategic dan operasional :
1.     Horison waktu
2.     Ruang lingkup
3.     Kerumitan dan dampak
4.     Ketidaktergantungan

Tahap Dasar Perencanaan
Tahap 1      : Menetapkan keadaan saat ini
Tahap 2      : Merumuskan keadaan saat ini
Tahap 3      : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
Tahap 4      : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk
  pencapaian tujuan

Alasan Perlu Perencanaan
1.     Protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan
2.     Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat Perencanaan
1.     Membantu Manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
2.     Membantu dalam kristalisasi persesuaian masalah utama
3.     Memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas
4.     Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat
5.     Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
6.     Memudahkan dalam koordinasi di antara berbagai bagian organisasi
7.     Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami
8.     Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
9.     Menghemat waktu, usaha, waktu dan dana

Kelemahan Perencanaan
1.     Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
2.     Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3.     Perencanaan mungkin terlalu membatasi Manajemen untuk berinisiatif dan inovasi
4.     Terkadang hasil terbaik diperoleh dari penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi
5.     Ada rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

Perencanaan tetap harus dilakukan oleh suatu organisasi

Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Manajemen
Perencanaan adalah fungsi yang paling dan da meresap ke seluruh fungsi-fungsi Manajemen ; Saling berhubung, Slaing tergantung dan berinteraksi.

Contoh hubungan :
Proses pengaturan kerja bersama sumber daya organisasi
-    Penyusunan personalia
-   Penerapan dan menentukan kombinasi dari factor, kekuatan, sumber daya dan hubungan mengarahkan dan memotivasi karyawan
-   Pengawasan sebagai kreteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana
Menurut Donald C. Mosley dan Paul H. Pietri : The Art Of Working With And Through People, 1975.
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat ; Dalam Manajemen disebut
“ Kembar Siam “

Tujuan setiap rencana adalah membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.



Tipe Perencanaan Dan Rencana
Proses dasar perencanaan setiap manajer sama, pada prakteknya dapat mengambil berbagai bentuk, hal ini disebabkan oleh :
1.     Perbedaan tipe organisasi : Misi berbeda : Pendekatan perencanaan berbeda
2.     Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipr perencanaan yang berbeda untuk waktu yang berbeda
3.     Manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.

Klasifikasi dasar rencana – rencana :
1.     Bidang fungsional
Produksi, pemasaran, keuangan dan personalia
2.     Tingkatan organisasional
Keseluruhan organisasi dan satuan kerja organisasi
3.     Karakteristik (sifat) rencana
Kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif
4.     Waktu
Rencana jangka pendek, menegah dan jangka panjang
5.     Unsur – unsur rencana
Dalam wujud anggaran, program, proses, kebijaksanaan, pengembangan dll.

Tipe utama rencana :
1.     Rencana strategic
Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi.
Terdapat peranan aktif, sadar dan rasional yang dimainkan oleh manajer dalam perumusan strategi organisasi.
2.     Rencana operasional
a.     Rencana sekali pakai
b.     Rencana tetap

TIPE -TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran.
Keputusan dibagi dalam 3 tipe :
1.Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yg berulang2 dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pd manjemen tkt bawah. Contoh :

1.keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

2.Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur : keputusan yg sebagian dpt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tdk terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan2 serta analisis yg terperinci. Co:/ Keputusan membeli sistem komputer yg lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3.Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur : keputusan yg tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tdk mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yg sangat penting didalam pengambilan keputusan tdk terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tdk terstruktur yg jarang terjadi.


Proses Pembuatan Keputusan:

1. Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian mana yang seharusnya dipecahkan.

2. Pengumpuland an Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan dan dibuatkan rumusannya untuk membuat keputusan yang tepat.

3.Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang efektif.

4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang digunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang diambil dapat membantu pemecahan masalah.

5. Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.

6. Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.

7. Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
Sasaran
Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.
Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.
Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti "tingkatkan kinerja," "naikkan profit," atau "kembangkan perusahaan," sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).
Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa memedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.
Rencana
Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan profit 15%." Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah "membangun 6 buah pabrik di China atau "mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006." Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.


DAFTAR PUSTAKA

1. http://anaspampam.blogspot.com/2010/11/proses-perencanaan-dalam-manajemen.html
2. http://www.google.co.id/search?sclient=psy-ab&hl=id&source=hp&q=proses+perencanaan+dalam+manajemen
3. http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan


Tidak ada komentar:

Poskan Komentar